Mengatur Pekerjaan dengan Daftar Tugas

By: James Gwee T.H., MBA | Vitamin | 01 Januari 2009, 10:07:37 | Dibaca: 301 kali
Pada zaman multitasking ini, kita dibanjiri segunung tugas yang harus diingat untuk dikerjakan. Menggunakan Daftar Tugas menjadi perlu dan penting dalam kehidupan modern.

Sekarang, mayoritas orang memiliki beragam tugas yang harus ditangani. Banyak hal yang harus diingat dan dilakukan. Misalnya:

* Di tempat kerja Pekerjaan rutin setiap hari Hal-hal nonrutin yang diminta oleh atasan, rekan sekerja, dan bawahan Mengikuti seminar dan pelatihan Proyek-proyek lain di kantor

* Di rumah Bahan-bahan makanan yang harus dibeli Kebutuhan-kebutuhan anak: bertemu kepala sekolah, konser di sekolah, membeli buku sekolah, seragam sekolah Jadwal membayar tagihan Ulang tahun anggota keluarga/teman, pesta pernikahan, ucapan syukur, dll. Program-program pengembangan diri.

Banyak dari kita juga menjadi anggota organisasi. Hal ini juga menuntut kita mengingat banyak hal untuk dikerjakan.

Rambu-Rambu

Bagaimana cara mengingat semua tugas tanpa membuat kita kewalahan? Buatlah Daftar Tugas yang akan banyak membantu Anda! Berikut ini rambu-rambu ketika menggunakan daftar tugas.

1. Gunakanlah Daftar Tugas untuk dikerjakan.

Jangan mencoba mengingat semuanya, Anda pasti lupa sebagian. Di dunia yang mengedepankan saling ketergantungan ini, melupakan suatu tugas dapat menimbulkan bencana. Bahkan lupa bangun tidur tepat waktu dapat menimbulkan konsekuensi serius. Jangan terlalu membebani memori Anda, tuliskanlah semua hal yang harus Anda kerjakan dalam Daftar Tugas.

2. Tulis dan simak setiap hari

Tidak ada manfaatnya jika Anda hanya menulis Daftar Tugas. Anda harus membacanya berulang-ulang setiap hari sehingga terus diingatkan mengenai hal-hal yang harus Anda lakukan.

3. Buatlah sistematis

Anda mungkin memiliki beberapa Daftar Tugas: pekerjaan kantor, kegiatan di rumah, kebutuhan anak-anak, keperluan pribadi, pengembangan diri, daftar untuk menuliskan ide-ide yang terlintas, dsb. Apa pun daftar tugas Anda, buatlah sistematis dan tertata rapi.

4. Revisi Daftar Tugas Anda.

Coretlah tugas-tugas yang telah diselesaikan. Batalkanlah tugas-tugas yang tidak relevan. Sekali seminggu pindahkanlah tugas-tugas yang belum dikerjakan ke lembaran baru. Kebiasaan sederhana ini akan membantu Anda untuk menata Daftar Tugas serta menata ulang pikiran Anda.

5. Daftar Tugas dapat dibuat dengan dua cara:

Pertama, sisihkan waktu, pergilah ke suatu tempat yang tidak menganggu konsentrasi Anda. Mulailah menuliskan semua hal yang harus Anda lakukan. Anda akan melihat betapa cepatnya Daftar Tugas Anda bertambah panjang. Kedua, kapan saja ada hal yang harus dikerjakan, tuliskanlah dalam daftar Anda. Coretlah tugas-tugas yang telah Anda selesaikan.

6. Jadikan kebiasaan.

Seperti semua kebiasaan lainnya, membuat dan menggunakan Daftar Tugas perlu latihan. Setelah belajar menggunakan Daftar Tugas selama satu bulan, Anda akan menikmati kegunaannya dan menghargai manfaatnya.

7. Buatlah Daftar Tugas Anda terancang secara otomatis. Caranya:

Secara otomatis pindahkanlah daftar “hal-hal yang harus dikerjakan hari ini” yang belum Anda kerjakan ke daftar “hal-hal yang harus dilakukan besok”.
Klasifikasikan daftar “hal yang harus dilakukan” berdasarkan nama kegiatan, tanggal memulai tugas, tanggal penyelesaian, prioritas, dll.
Untuk aktivitas rutin (seperti membayar premi asuransi, SPP anak, perpanjangan STNK, sewa tahunan, dll), Anda hanya perlu memasukkan nama aktivitas tersebut sekali, dan secara otomatis akan diulang pada tanggal yang sama bulan-bulan atau tahun-tahun berikutnya.

Daftar ini dapat diatur sedemikian rupa sehingga dapat mengingatkan Anda dengan dering alarm bahwa aktivitas-aktivitas tertentu harus dilakukan.
Saya sendiri menggunakan Daftar Tugas seperti itu. Alat untuk membuat daftar otomatis itu disebut personal digital assistant (PDA). Terus terang, dering alarm PDA saya beberapa menit lalu, itulah yang mengingatkan saya untuk menulis artikel ini. Nah, istirahatkan memori Anda. Selamat datang di dunia Daftar Tugas!